Cuando una empresa o negocio está considerando iniciar un proyecto de automatización robótica de procesos (RPA), surgen de inmediato preguntas cómo: ¿Por dónde empezar?, ¿Cómo definir cuáles procesos son candidatos a la automatización para que sumen valor y productividad?, ¿En cuánto tiempo retornará la inversión?
Estas inquietudes no son tan básicas como pueden parecer, de hecho, definirán qué tan exitoso será el proceso de automatización a mediano y largo plazo, de allí la importancia de tomar las decisiones acertadas y oportunas que permitan generar un cambio positivo en la organización.
Para que un proceso pueda ser candidato a la automatización, debe estar basado en reglas definidas. Se trata justamente de esas tareas tediosas y repetitivas que tanto tiempo toman a los empleados y que están relacionadas con manejo de datos. Estas actividades, a las que el humano no agrega valor, son las candidatas perfectas para ser ejecutadas por el software robot en menor tiempo y con más eficiencia.
En esta nota explicaremos tres aspectos clave que le guiarán en la definición del proyecto RPA y hablaremos sobre herramientas tecnológicas que le ayudarán en la identificación de los procesos claves a automatizar.
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El recurso humano: ¿Qué tareas requieren más personal?
Reconocer cuáles tareas quitan más tiempo a los empleados de las diferentes áreas, cuáles necesitan personal dedicado, cuáles son más susceptibles a errores humanos e inclusive cuáles requieren de horas extras para su ejecución, es fundamental a la hora de escoger las tareas a automatizar.
El software robot librará de estas cargas tediosas a los colaboradores, brindándoles ese tiempo que tanto necesitan para poder aportar valor y estrategia en actividades que realmente requieran la interacción humana, como la resolución de problemas o la toma de decisiones.
Responder estas inquietudes le permitirá ver con más claridad qué procesos están estancando a su personal para así poner manos a la obra y apostar por la productividad.
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Los procesos complejos son candidatos perfectos para RPA
Sí… sabemos que los procesos complejos requieren mayor compromiso y tiempo para que puedan ejecutarse bajo RPA, sin embargo, todo este esfuerzo valdrá la pena cuando se vean los resultados en el ROI y en los índices de eficiencia.
Para facilitar su automatización, es importante en principio despejar dudas como :
¿Cuántos pasos están inmersos en este proceso y cuáles son?, ¿Incluye o no funciones críticas?, ¿Cuántas aplicaciones requiere de extremo a extremo?, ¿Es necesaria en alguna parte del proceso la intervención humana? Y de ser así, ¿Podría plantearse el uso de la automatización híbrida (humano-robot)?, ¿Cuánto tiempo requeriría la implementación del proceso de automatización?
La respuesta a estos interrogantes será fundamental para decidir si es conveniente o no incorporar el software robot y en qué modalidad convendría utilizarlo. Para ello, contar con asesoría experta y herramientas tecnológicas que ayuden en el descubrimiento de procesos a automatizar, incrementará sin duda las posibilidades de éxito.
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¿Es el proceso suficientemente estable?
El tercer aspecto a tener en cuenta para reconocer si un proceso es candidato o no a la automatización es reconocer su estabilidad. Para que una tarea pueda ejecutarse por el software robot, resulta preferible que no sufra cambios inesperados y saber que si utiliza aplicaciones de terceros éstas puedan ser compatibles con la plataforma de automatización.
Se ha preguntado ¿Cada cuánto cambia el proceso que desea automatizar?, ¿Cuánto dura este cambio?, ¿Qué tanto se modifica la tarea? Si las respuestas no benefician la implementación, es preferible elegir otro proceso que pueda aportar más a la eficiencia y productividad al ser automatizado.
La solución para detectar procesos a automatizar: Kryon Process Discovery
Para ayudar a las empresas a identificar automáticamente cuáles procesos conviene automatizar, existe una herramienta única en el mercado llamada Kryon Process Discovery, la cual utiliza una tecnología patentada con inteligencia artificial (IA) que identifica los procesos que por su ejecución, son candidatos ideales para la automatización. La plataforma además crea los flujos de trabajo necesarios según la realidad de cada empresa u organización.
De esta forma se optimiza el valor del RPA, reduciendo drásticamente los tiempos de implementación del proyecto al agilizar la identificación de procesos a automatizar y obteniendo una trazabilidad completa de las tareas.
Desde Argontech, en alianza con Kryon, buscamos ofrecer herramientas que optimicen los procesos de negocio. Estos robots de descubrimiento trabajan de forma silenciosa, analizan la interacción entre los colaboradores y las aplicaciones y de esta forma reúnen todos los datos necesarios para facilitar el proceso de automatización.
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