Si bien es cierto que la Automatización Robótica de Procesos (RPA) se ha convertido en una herramienta ideal para mejorar la calidad de sus tareas empresariales, es esencial establecer la forma en que la organización podrá utilizar todas sus potencialidades para que beneficien a la empresa y aporten al cumplimiento de los objetivos de negocio.
La reducción de costos y la mejora de resultados comerciales, clientes satisfechos que son atendidos oportunamente y que reconocen la calidad del trabajo organizado, son algunos puntos a favor del RPA. Si además tenemos en cuenta que existen menores posibilidades de error en la ejecución y mayor precisión en la recopilación y entrega de la información, encontramos que son muchas las ventajas que esta tecnología aporta a la organización.
Sin embargo, para llegar a este punto es importante cumplir ciertas pautas que creemos muy importantes mencionar. En esta nota le orientaremos con algunos puntos que debe cumplir para obtener resultados efectivos en la ruta de la transformación digital con RPA.
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La planificación ante todo
Hay quienes deciden apresurarse en la implementación y no alcanzan a darle todo el valor que puede aportar un proyecto de automatización. La primera recomendación es precisamente trazar una hoja de ruta que permita orientar la implementación de esta herramienta con un orden y objetivos claros.
Esta hoja de ruta debe incluir:
- Qué tipo de automatización se plantea implementar (asistida, desatendida o híbrida), si debe involucrar o no a personas dentro de la organización, todo dependiendo de la situación actual que maneje la empresa y las metas a cumplir.
- Una comprensión exacta de lo que el RPA busca hacer para dar respuesta a los problemas de la organización; proponer, si es el caso, el uso de tecnología de inteligencia de contenido y aprendizaje automático, que aporte aún más posibilidades e incremente el alcance.
- Una lista de los beneficios y las limitantes del software de automatización, de esta manera todos los involucrados en el proyecto podrán conocer el verdadero alcance y sacarle el mayor provecho una vez haya sido implementado.
Esta hoja de ruta le ayudará además a determinar cómo se manejará la política interna de la empresa tras la llegada de la automatización, también a contar con una evaluación de riesgos una vez se despliegue el RPA, y a priorizar los procesos que demanden automatización seleccionando las herramientas más adecuadas.
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Identifique los escenarios clave
Kryon Process Discovery es una herramienta que facilita la identificación de cuáles son los mejores procesos a incluir en el RPA: La idea es poder enfocarse en tareas cotidianas que quitan tiempo a los colaboradores y que, al automatizarse, optimicen a corto plazo las capacidades de la empresa para un rápido retorno de la inversión.
Una evaluación previa de las necesidades puntuales dentro del flujo de trabajo existente permitirá escoger la solución más optima de RPA que beneficie tanto al cliente -que obtiene servicios más ágiles-, como a los accionistas o dueños de la empresa, que al mejorar los indicadores de eficiencia y productividad reducen el tiempo del ROI, maximizando los ingresos.
Dentro de esto se incluye:
- Tareas que permitan ofrecer un servicio más rápido y de calidad, lo que significa menores posibilidades de errores para la satisfacción del usuario.
- Reducción de costos al evitar repetir operaciones que eran propensas a equivocaciones humanas.
- Tareas relacionadas con cuentas por pagar, para mejores relaciones con proveedores al garantizar pagos a tiempo y al aprovechar descuentos por oportunidad.
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Reconozca el presupuesto disponible
Otra pauta para obtener resultados efectivos es establecer el presupuesto disponible considerándose lo que hoy conocemos como el Costo Total de Propiedad. Así podrá evaluar de antemano las limitantes y oportunidades que pueda conseguir en el camino y qué tanto potencial tiene dentro de la organización dicha herramienta .
Dentro de estos costos se deben incluir:
- Implementación del software y la infraestructura, además del mantenimiento del sistema.
- Integraciones de terceros.
- Derechos de licencia RPA.
- Gestión de proveedores.
- Pruebas de concepto para evaluar el impacto que tendrá la automatización en algún proceso relevante.
- Y otros factores importantes que mencionamos en esta nota anterior con más detalle.
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Mayor claridad: Mejores resultados
Tanto el dueño de empresa, como los directivos y sus colaboradores deben estar bien informados sobre la transformación que implica un proceso de implementación RPA, tanto a nivel de operaciones como de gestión. Mientras más conozcan sobre el proyecto y las posibilidades de la herramienta, más podrán sacarle provecho para optimizar los resultados.
Es importante dejar de lado cualquier resistencia al cambio que pueda sabotear la automatización, esto se logra trabajando una comunicación eficiente dentro de todo el equipo y como comentamos al inicio de la nota, con una planificación previa que oriente tanto la ejecución del proyecto como la labor del software robot.
Desde Argontech, en alianza con ABBYY, brindamos a clientes y partners soluciones competitivas que permiten implementar y empoderar el RPA con inteligencia de contenido, bien sea que la empresa cuente con RPA y necesite incorporar esta tecnología avanzada a sus bots, que esté por implementar la automatización y desee potenciar sus procesos para aprovechar aún más todas las ventajas que vienen de la mano del software robot, o para partners que ofrecen soluciones de RPA y deseen complementar el servicio que prestan a sus clientes.
Además contamos con la herramienta de Kryon Process Discovery que le permite reconocer cuáles procesos son candidatos perfectos a automatizar, cumpliendo así una de las pautas para sacar el máximo provecho al RPA.
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